Verpflichtend für Geschäftskorrespondenz

Rechtssicherheit

eMail Archivierung

Mail Archivierung isometrisch

10 Vorteile unserer eMail Archivierung

  • Automatische Archivierung geschäftlicher eMails
  • Rechssicherheit nach GoBD und DSGVO
  • Schnelle Suche nach Texten in eMails und Dateianhängen
  • Intelligente Strukturierung zum Nachvollziehen alter Korrespondenzen
  • Durch Backup und Restore Schutz vor Datenverlust
  • Entlastung des eMail Servers und Speichers
  • Weltweit führender Anbieter für eMail Archivierung
  • Zertifizierter Anbieter nach IDW PS 880 und DSGVO
  • Planbare Kosten durch monatliche Festpreise
  • Komplettes Management von Lizenzbuchung über Einrichtung bis Anwenderbetreuung

Warum ist eMail Archivierung verpflichtend?

Die gesetzlichen Pflichten zur Archivierung von eMails ergeben sich insbesondere aus den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Dazenzugriff (GoBD). Diese beziehen sich hauptsächlich auf das Handeslgesetzgebuch (HGB) und die Abgabeordnung (AO) sowie auf zahlreiche andere Gesetze.

So muss jedes Unternehmen die geschäftlichen eMails je nach Fall 6 bis 10 Jahre archivieren. Die Archivierung muss dabei vollständig, sicher vor Manipulationen und jederzeit einsehbar sein. Somit ist auch das Outlook-Archiv oder eine ausgedruckte eMail keine rechtsichere Alternative, da diese jederzeit gelöscht und verändert werden können. Der Geschäftsführer trägt die Verantwortung und bei Nichteinhaltung, drohen steuerrechtliche Strafen und juristische Konsequenzen.

Was unsere eMail Archivierung auszeichnet

Mit der eingesetzten eMail Archivierung werden Ihre geschäftlichen eMails automatisch und rechtskonform archiviert. Das heißt vollständig, nachvollsziehbar, unveränderlich und zeitgerechte Sicherung. Unser Software Anbieter mit Sitz in Deutschland ist führend auf dem Weltmarkt und wird regelmäßig durch das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) nach IDW PS 880 und auf die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zertifiziert.

Die Software hilft Ihnen neben der Einhaltung rechtlicher Vorschriften auch bei der Suche in alten eMail Texten und Anhängen. Die intelligente Strukturierung ermöglicht das einfache Nachvollziehen alter Korrespondenzen. Zusätzlich dient die Archivierung zur Entlastung Ihrer eMail Server und Speicher sowie als weiteres Backup. Wir managen für Sie alles von Buchung der gewünschten Liznenzen über die technische Einrichtung und Erweiterung bis hin zur Betreuung Ihrer Mitarbeiter bei Fragen zur Anwendung.

Unsere weiteren Business Cloud Lösungen

Im Bereich Business Cloud arbeiten wir mit den besten regionalen, nationalen und internationalen Anbietern der jeweiligen Bereiche zusammen. Gemeinsam ermöglichen wir Ihnen den nächsten Schritt in Richtung digitale Zukunft. Unsere Cloud Lösungen sind flexibel skalierbar, extrem stabil, sehr leistungsfähig und auf dem höchsten Niveau der Sicherheit. Unsere aufgelisteten Business Cloud Produkte können frei an Ihre Anforderung angepasst werden und bilden nur einen Auszug unserer Möglichkeiten.

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